A lo largo de la vida de un documento en la web de gvsig.org, éste pasa por varias fases. Para gestionar el estado en que se encuentra un documento el Plone dispone de un mecanismo de control de flujo del documento.

En la web de gvsig.org nos encontraremos los siguientes estados:

• borrador. Es el estado en el que está un documento recién creado. En este estado, el documento es sólo visible para los usuarios registrados.

• publicado. En este estado el documento es visible a cualquier usuario, registrado o no, pero no puede ser modificado. Sólo el administrador puede modificar un documento publicado directamente.

  Para modificar un documento que se encuentra publicado, este debe ser retirado, lo que provoca que el documento pase a estado borrador.

• privado. En este estado el documento únicamente es accesible por el usuario que lo creo o aquellos a los que este ha dado permiso para acceder a él. El resto de usuarios no pueden acceder al documento tanto para su visualización como para su modificación.

  Los usuarios con permiso de acceso a un documento en estado privado podrán tanto ver como modificar el documento.

• pendiente. Este estado es un estado de transición. El creador del documento ha dado por finalizada la confección de él y desea que pase a estado publicado. Envía el documento para ser publicado y se queda en estado pendiente hasta que un revisor da por bueno el documento y lo publica. Mientras el documento está en estado pendiente, este es visible por cualquier usuario.

El Plone utiliza un código de colores para identificar el estado en que se encuentra un documento cuando se muestra este en un listado de documentos, por ejemplo cuando nos muestra los resultados de una búsqueda o los contenidos de una carpeta. Este código es:

• borrador, aparecen de color verde.
• publicado, aparecen de color azul.
• privado, aparecen de color rojo.
• pendiente, aparecen de color naranja.

En ocasiones puede que no se utilice este código de color. Normalmente esto sucederá en partes en las que se haya usado una visualización de los documentos particular de gvsig.org, en cuyo caso no se hará distinción entre los estados de un documento. Este tipo de situaciones se irán corrigiendo paulatinamente para utilizar en todas partes el código de colores standard de Plone.